第一章 总 则 第一条 为使我院公文处理工作进一步科学化、规范化、制度化，按照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》，结合学校实际情况，制定本实施办法。 第二条 公文是学校党委和行政实施领导、处理公务，具有特定效力和规范格式的文书，是贯彻落实党和国家的方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。 第三条 公文处理是指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。 第四条 学校党委办公室和学校办公室（以下简称两办）是公文处理的管理部门，主管学校公文处理工作，并对各单位公文处理进行业务指导。各单位应有一位领导分管公文处理工作，并指定专人负责日常公文处理工作。 第二章 公文种类 第五条 适用于我院党政的公文种类主要有： ( 一 )决定 用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员。 ( 二 )意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。 ( 三 )通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部等。 ( 四 )通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 ( 五 )公告 用于向校内外宣布重要事项或法定事项。 ( 六 )通告 用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 ( 七 )报告 用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。 ( 八 )请示 用于向上级请求指示、批准。 ( 九 )批复 用于答复学校各单位各部门的请示事项。 ( 十 )函 用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和 答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 （十一）决议 适用于党委经会议讨论通过的重要决策事项。 ( 十二 )会议纪要 用于记载、传达会议主要精神和议定事项。 第三章 公文格式 第六条 公文用纸均采用A4型纸，左侧装订；天头为37mm，订口为28mm，版心为156mm×225mm。 第七条 公文由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）公文版头 学校党委公文版头有“中共遵义医学院委员会文件”和“ 中共遵义医学院委员会办公室文件”两种，版头红线中心有五角星。行政公文版头有“遵义医学院文件”和“遵义医学院办公室文件”两种，版头红线中心无五角星。党政联合行文使用版头是“中共遵义医学院委员会文件”或“ 中共遵义医学院委员会办公室文件”。实际工作中经常使用的“信函式”公文，版头用发文单位全称或规范化简称；党委会会议纪要、院长办公会会议纪要使用专门印制的纪要版头；其他会议纪要可根据需要灵活使用版头。 （二）发文字号 由机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。党委办公室和办公室统一编发，格式为“遵医党发〔200×〕×号”、“遵医院发〔200×〕×号”、“遵医党干任〔200×〕×号”、“遵医院任〔200×〕×号”、“遵医党办发〔200×〕×号”、“遵医院办发〔200×〕×号”、“遵医党函〔200×〕×号”、 “遵医院函〔200×〕×号”“遵医党办函〔200×〕×号”、“遵医院办函〔200×〕×号”。年份和顺序号用阿拉伯数字，年份用六角括号“〔〕”括入，顺序号不留虚位（1号不编为01号），不加“第”字。发文字号位置与版头字相距空1行（以3号仿宋字体的高度为一行），左右居中，用3号仿宋体字。上报的公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 （三）公文标题 规范化的公文标题一般应标明发文机关名称（如“中共遵义医学院委员会”、“遵义医学院”），准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类（如“请示”、“报告”、“通知”等），比较简单的公文如使用单位文件头纸的，也可不标明发文机关。公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题距横隔线空1行，居中排布，用2号宋体字（也可以加粗）；字数较多回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （四）主送单位 位于标题之下、正文之前, 顶格并加冒号。抬头在公文标题之下空1行，从左至右顶格用3号仿宋体字。决定、决议、会议纪要等也可将主送机关写于正文之后。上报请示的公文只写一个主送机关, 如确需同时报另一上级机关,用抄送的形式。院内下行文抬头一般使用统称，规定如下：党政联合对各部门、各单位的发文抬头为：“各基层党委、各党总支部，各单位、各部门”；党委发文的抬头为：“各基层党委、各党总支部、党群各部门”，学校行政发文抬头为：“各单位、各部门”。 （五）正文 正文用3号仿宋体字；文中结构层次序号依次为“一、”（用3号黑体字）、“（一）”（用3号仿宋体字加粗）、“1.”、“（1）”；一般每页排22行，每行排28个字；文中数字，除成文日期、一般都应当使用阿拉伯数字，数字不能回行；人名、地名、时间、数字、引文准确；当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 （六）附件说明 附件应放在正文末页后面一起装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不能作为附件处理。公文如有附件说明，标识在正文之后成文日期之前，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和名称；多个附件的序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。附件材料在左上角第1行顶格标识“附件”，如有序号同时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。 （七）成文日期 一般以会议通过日期或领导签发日期为准，使用汉字写明年月日，“零”写为“○”。成文日期位于正文右下方，右空4字。 （八）印章 公文落款处不署发文单位名称，除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，都要加盖印章。一律在正文后右下方加盖发文机关公章,印章盖在成文时间的中上方,上沿不压正文,底边在成文时间之下,不再落款。 （九）印制版记 包括主题词、抄送单位、印发部门和印发日期。 1.主题词：主题词位于抄送单位上方，“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目一般不超过4条，中间空1字，用3号宋体字。 2.抄送：公文如有抄送，应在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送。 3.印发部门和印发时间：位于抄送单位之下（如无抄送机关则在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发部门左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 4.版记的位置与反线：版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线。 5.报送文本：为规范文本报送工作，便于归档和存储，报送材料必须使用A4纸统一标准打印和Word、Excel2000版本以上电子文本制作。 第四章 行文规则 第八条 行文必须本着精简的原则，注重实效，不搞重复行文，严格控制发文数量和发送范围。 第九条 行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 （一）向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题; 学校内各部门需向省有关部门请示问题的,一律由中共遵义医学院委员会或遵义医学院行文。因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。 （二）同级机关之间必要时可以联合行文，联合行文时，发文序号为主办机关文号。 （三）不相隶属机关之间一般用函行文。 第十条 学校内设机构除党办、院办外不得对外正式行文。经党委会、院长办公会同意的事项可由党办、院办行文。 职能部门可向院内业务相关部门行文。 第十一条 各部门、各单位拟稿时应做到情况属实，观点明确，层次分明，语言精炼。请示或报告须使用学校统一规定的格式。拟稿使用钢笔或打印，不得使用圆珠笔。请示或报告后面要由拟稿人和单位主要领导签字，加盖公章，注明拟稿日期。 第五章 发文办理 第十二条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审稿、核稿、签发、登记（编号）、缮印、用印、分发等程序。 第十三条 拟稿 以学校党委或行政名义印发的公文，除综合性公文由两办组织拟稿，凡属职能部门业务性、专业性、常规性公文，由职能部门拟稿。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商并会稿，取得一致意见后方可行文。 第十四条 审核稿 文稿确定后，填写发文处理纸并由部门负责人审核签字，以学校名义印发的公文交两办秘书修改初审：是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定等，涉及其他部门职权的事项是否已经协商、会签，如发现问题，应当及时向主办单位查询，并采取相应的处理措施。办公室主任最后核稿：是否确需行文，行文方式是否妥当。对不符合公文格式或行文规则的公文，两办可退回公文起草部门。 第十五条 签发 发文必须由发文单位负责人签发。签发后的公文即成为定稿，并据此生效。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。以学校名义印发的公文一般应学校党政负责人签发，党政负责人不在时由分管院领导签发。 第十六条 登记 公文一般由主办单位登记编号。以学校名义发文的编号由两办统一办理。 第十七条 缮印与用印 学校公文统一由两办安排印制，公文正式印制前，主办单位拟稿人应当认真校对，各单位文秘人员应当进行复核。以学校名义的发文先由主办单位拟稿人认真校对，再由两办秘书进行复核。印制公文应当准确、及时、规范。印制的公文经检查无误后加盖印章。 第十八条 分发 公文分发一般由制文单位负责，以学校名义的发文由两办负责分发，请示由经办部门报送上级有关单位，并要求签收。寄往校外的请示、重要报告必须用机要挂号发出。 第六章 收文办理 第十九条 收文办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和督办等环节。 第二十条 签收 上级来文或者各部门、各单位呈报学校领导审批的请示或报告，统一送交两办，由负责公文处理的秘书及时处理，进行签收、登记，交办公室负责人审核，再报学校领导批示，上级发往学校各职能部门的正式公文( 包括个人收到的文件 )，不论是邮发还是会议下发的，均须交由两办登记，报学校领导阅示，再转由相应部门承办。承办部门文书管理人员也要履行严格的登记、编号等手续，以保证办文手续的完整和防止丢失。各部门不得将收到或带回发至学校的正式文件直接送交主管院领导批办或者自行处理。未经两办审核登记处理的公文，学校领导一般不予审批。 第二十一条 登记 按照公文的性质分类进行。登记应当将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚，并在公文前附上“收文处理纸”，送办公室负责人审阅，再送院领导阅。 第二十二条 拟办 办公室负责人要及时、认真审阅收到的公文，并提出拟办意见或呈请有关领导人阅批。需要呈请领导人阅批的传真件或者需要提供背景材料的，应当复制后办理。下级单位报送到相关部门或办公室的请示，必须在两周内提出处理意见并答复请示单位。超过期限没有处理意见的，其后果由相关部门或办公室负责。 第二十三条 分发和传阅 办公室秘书根据领导批示或文件内容要求将公文分送或复印有关人员和部门阅知。办理公文传阅应作好登记签收，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。传阅秘密公文，必须执行保密工作的有关规定，确保安全。 第二十四条 承办 领导批示或者两办请办后，部门应当抓紧公文的办理，不得延误、推诿，对不属于本部门职权范围的，应当说明理由；凡属承办部门职责范围内可以答复的事项，应当直接答复呈文单位，并将答复结果反馈到两办；凡同时涉及到其他部门职责范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；必须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，并送请领导审批。 第二十五条 督办 两办或者秘书对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，及时了解、掌握公文办理情况，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。 第七章 公文管理 第二十六条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第二十七条 凡学校发送的公文，各部门、各单位要有专人签收、保管。机要文件定期清退，集中销毁。 第二十八条 公文办理完毕后，各部门文秘人员应将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，按照有关规定立卷归档，按时向学校综合档案室移交。任何个人不得私自保存应当存档的公文。 第二十九条 上级机关的公文，凡属秘级（绝密、机密、秘密）文件，不允许复印。如遇特殊情况确需复印的，秘密级文件要经学校主要领导批准，在两办签字登记，并在复印件上加盖学校印章，按秘级文件保管。省、军级文件不得复印，由机要秘书按省委办公厅要求按时清退。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 第三十条 公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况；分类要准确，有利于保管、查找和利用。 第三十一条 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。 第八章 附 则 第三十二条 本办法自公布之日起施行，以往有关公文处理规定同时废止。 第三十三条 本办法由两办负责解释。 |